第一章　党群、行政类档案工作规范

    一、党、政档案工作的基本原则

    （一）凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。它必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值，反映党、政部门职能活动全过程，遵循其自然形成规律，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。同时它还必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。学校各院、部、处、室、所、中心、工会、团委及直属单位（以下简称学校所属机构）须有一位负责人分管本单位(部门)的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，协同档案馆做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

    （二）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入"，即纳入各单位（部门）的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

    （三）采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

    二、党、政档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容。

    （二）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

    （三）归档文件材料主要包括：

    1．制定规章制度、召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

    2．职能活动中形成的重要业务文件材料；

    3．关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

    4．机构演变、人事任免等文件材料；

    5．房屋买卖、土地征用，招投标文件，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

    （四）不归档的文件材料为上级机关普发供参阅、不办的文件材料；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论、未经校领导审阅签发的未生效文件、一般性文件的历次修改稿，各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；本校内部互相抄送的文件材料；为工作参考从各方面收集来的材料；本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

    三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

    （一）立卷原则

    1. 学校所属机构均为立卷单位，分工归口立卷。每个立卷单位的兼职档案人员，应根据本部门历年文件材料形成规律，编制案卷类目，严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目进行分类、整理组卷。

    2. 立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值、分类组卷，以能准确、全面反映我校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

    （二）立卷分工

    1．上级机关下达的文、电材料由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，可由各承办单位立卷归档。

    2．以党委、学校名义的发文或主持全校性会议所形成的文件材料，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文或主持的全校性会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

    3．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存。任何人不得带入其他单位。

    （三）立卷程序

    按照归档时间要求，由兼职档案员按归档范围将文件收齐归卷，并对文件进行调整。检查文件是否收集齐全完整；有无重复或拆散文件联系的现象；其各卷中文件保存价值是否大体一致。

    1．分年度立卷

    （1）文件材料要按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

    （2）将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

    （3）将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

    2. 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前、被转发件在后。

    3．填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    4．经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第二章教学档案工作规范

    一、教学档案工作的基本原则

    （一）集中统一管理

    教学档案是衡量学校培养水平及质量的重要标志之一，是档案的主体、核心和重点，凡在教学管理、实践与学生管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。形成部门应遵循其自然形成规律，保持其有机联系和成套性，并明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专(兼)职档案干部，统一管理本部门的教学文件材料，按期向档案馆移交。

    （二）实行“三纳入”和“四同步”管理

    教学档案是教学管理、学生管理工作的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”。即纳入计划、规划；纳入管理制度；纳入各级管理人员岗位职责，作为考核标准之一。下达任务与提出归档要求同步；检查工作与检查文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定与审查、验收档案同步；上报评审材料与档案部门出具证明同步。

    （三）信息管理

    努力实行教学档案工作管理科学化、现代化，将之纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

    二、教学档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、教学改革与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

    （二）不归档的文件材料：

    1．上级有关教学工作的普发的(非专指高校)不办的文件。

    2．上级有关教学工作的未定稿的文件。

    3．重份文件。

    4．无查考利用价值的事务性、临时性文件。

    5．非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

    6．本校内其他单位发来的文件。

    7．与校外单位交换来的材料。

    三、教学类文件材料的部门立卷与归档流程

    （一）坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由该部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。

    （二）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

    （三）文件密不可分的插图、照片应贴入文字材料中内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的卷（件）号。

    （四）教学、学生综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

    （五）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （六）经档案馆检查合格后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第三章科研档案工作规范

    一、科研类档案工作的基本原则

    （一）集中统一管理

    凡在科学研究管理和实践活动中直接形成对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。它必须实行集中统一管理，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，确保完整、准确、系统和安全。

    （二）“三纳入”和“四同步”的管理

    科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。它必须纳入科研计划、规则、管理制度和有关人员职责范围之中，必须与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研题目归档情况的证明同步。

    （三）现代化管理

    逐步实现科研档案管理科学化、现代化，大力开发科研档案信息，为学校工作和社会发展服务。

    二、科研档案归档范围的确定

    （一）由几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确实涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

    （二）与国外合作的研究课题，须在协议、合同中明确规定科研文件材料的归档办法。

    （三）归档的主要内容和重点

    1. 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

    2. 归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

    3. 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

    （四）不归档的文件材料

    1. 上级有关科研普发的(非专指高校)不办的文件；

    2．上级有关科研的未定稿的文件未生效的合同、协议书；

    3. 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

    4. 重份文件；

    5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；

    6．非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

    7．校内其它单位发来的文件；

    8．与校外单位交换来的材料。

    三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

    （一）课题组长在制定和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

    （二）课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的文件汇总整理组卷。将每个研究课题中最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

    （三）内容不可分的科研文件材料，按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

    （四）研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

    （五）科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科技文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

    （六）科研管理部门负责管理性文件归档，督促、检查各课题组档案归档，并负责填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案馆移交，经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

    （七）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （八）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经过有关主管负责人及相应部门领导批准同意后方可。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

第四章产品生产与科技开发类档案工作规范

    一、产品生产与科技开发档案工作的基本原则

    （一）我校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

    （二）产品档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

    （三）产品档案工作是重要基础工作，必须与生产单位的计划管理、质量管理、岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

    （四）应把产品档案工作列入我校发展计划，配置必需的设备和人员，拨给一定的经费。

    二、产品生产与科技开发档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

    （二）归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体，形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

    （三）不归档的文件材料

    1. 未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

    2. 重份文件和重份图纸；

    3. 无查考价值和临时性、事务性文件；

    4. 未定稿的计划、制度；

    5. 未生效的合同、协议书。

    三、产品生产与科技开发文件材料部门立卷及归档流程

    （一）产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料的形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成、积累工作。

    （二）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面按国家统一格式，图纸签字手续完备。

    （三）归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。

    （四）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再移交档案馆。

    （五）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （六）经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第五章基本建设类档案工作规范

    一、基建档案工作基本原则

    （一）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，对学校和社会当前与长远具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

    （二）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全，必须遵循自然形成规律和有效利用。

    （三）基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料和积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

    二、基建档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、招投标文件、施工文件、竣工文件、基建预算、概算、决算等。

    （二）不归档的文件材料

    1. 上级机关有关基建普发性(非专指高校)不办的文件；

    2. 正式施工前的草图，未定型图纸；

    3. 重份文件和重份图纸；

    4. 无查考价值的临时性、事务性文件。

    三、基建文件材料的部门立卷与归档流程

    （一）基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成积累，归档工作。在接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。

    （二）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。并应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

    （三）学校后勤管理部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

    （四）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

    （五）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （六）填写基建档案资料移交目录，一式两份连同案卷经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第六章仪器设备类档案工作规范

    一、设备档案工作的基本原则

    （一）凡作为学校固定资产的仪器、设备在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的对学校和社会当前与长远具有保存利用价值的文字、图表、声像声体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

    （二）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理，遵循其自然形成规律，保持有机联系的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

    （三）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

    二、设备档案归档范围的确定

    （一）作为我校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

    （二）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

    （三）不归档的文件材料

    1. 上级普发(非专指高校)不办的文件；

    2. 未定稿管理性文件材料；

    3. 未生效的合同、协议书；

    4. 重份文件、校内单位发来的文件；

    5. 无查考价值的一般性函件；

    6. 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

    三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

    （一）学校设备管理部门是我校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。我校的设备计划、采购供应，使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

    （二）从申购设备到验收完毕，进口设备到索赔期满过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。

    （三）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集，积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

    （四）档案员应负责做好设备文件材料的积累，整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向档案馆移交案卷目录。

    （五）各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成，积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术人员，对设备的使用、维修、改造，做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。设备文件材料必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

    （六）设备档案的归档时间为设备验收完毕，投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

    （七）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （八）经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第七章出版类档案工作规范

    一、出版档案工作的基本原则

    （一）在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的必须对学校和社会当前与长远，具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

    （二）出版档案必须实行集中管理，遵循其自然形成规律，保持有机联系，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

    （三）出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入单位负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。并确定适当的兼职档案人员，协同档案馆做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

    二、出版档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审，出版等方面的内容。

    （二）不归档的文件材料

    1. 上级机关有关出版的普发(非专指高校)不办的文件；

    2. 未生效的合同、协议书；

    3. 不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

    4. 重份文件及校内单位发来的文件；

    5. 无查考价值的事务性、临时性函件；

    6. 校外单位交换来的材料。

    三、出版文件材料的部门立卷和归档流程

    （一）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，编好卷内目录，连同原稿、清样、正式出版物，组成案卷，不可混年立卷，跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

    （二）兼职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

    （三）出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

    （四）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （五）经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第八章外事类档案工作规范

     一、外事档案工作的基本原则

    （一）在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，对学校和社会当前与长远，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

    （二）外事档案必须集中统一管理，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系、体现涉外工作的职能和特点。确保完整、系统、准确和安全，便于开发和利用。

    （三）外事档案工作必须纳入我校外事工作计划、管理制度之中，落实到我校有关部门外事人员职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

    （四）外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门兼职档案员负责收集、积累、归档。

    二、外事档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

    （二）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品、可采用不同方式归档或存复印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品、有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

    （三）不归档的材料

    1. 上级关于外事工作普发(不专指高校)不办的文件；

    2. 未定稿的各种文件；

    3. 未生效的合同、协议书；

    4．无查考利用价值的一般性、临时性函件；

    5．重份文件，校内各单位发来的文件；

    6．与校外单位交换来的材料。

    三、外事文件材料部门立卷与归档流程

    （一）在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将此项工作有关单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向档案馆移交。

    （二）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持其文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成案卷（件）。

    （三）对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前、原稿在后、批复在前、请示在后排列。

    （四）填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题。

    （五）经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第九章财会类档案工作规范

    一、财会档案工作的基本原则

    （一）在财务管理和会议活动中直接形成的对学校和社会当前和长远，具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。

    （二）财会档案是记录和反映我校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的特点，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

    （三）财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会的工作计划、规划、纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

    （四）财会档案工作应采用现代化管理技术手段，大力开发档案信息资源，为本校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

    （五）要把财会档案工作列入我校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

    二、财会档案归档范围的确定

    （一）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。其重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

    （二）不归档的文件材料

    1. 上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件；

    2. 未定稿的文件；未生效的合同、协议、单据；

    3. 重份文件及校内其他单位发来的文件；

    4. 无查考利用价值的一般性、临时性文件；

    三、财会文件材料的部门立卷及归档流程

    （一）财会部门领导在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的兼职档案员。

    （二）财会部门的兼职档案员，要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、准确和系统。

    （三）学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位均为一个立卷部门，分工归口立卷，并向校档案部门移交。

    （四）遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

    （五）案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容包括责任者，内容和文件类型名称，书写字迹工整、清晰，按规定填写卷内目录和备考表，编写页号，去掉金属物，修复破损材料。

    （六）学校财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前由财务部门的兼职档案员，将归档的财会档案编制移交目录一式二份，送领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续。