第一章总则

    第一条  为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《江苏省档案管理条例》的规定，结合我校实际，特制定本办法。

    第二条  本办法所称档案，是指我校在教学、科研、管理、基建等活动中直接形成的对我校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

    第三条  档案工作是我校重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入我校整体发展规划。

    第四条  我校档案工作在学校的领导下，接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。

    第五条　设立档案工作委员会，组长由校长担任，其主要职责是：

    （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

    （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

    （三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

    （四）研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，及时协调工作关系，解决工作问题。

第二章机构设置与人员配备

    第六条　档案馆是负责学校档案工作的职能部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合档案管理要求的库房和设施。

    需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室是档案馆的分支机构，日常工作由设立单位负责管理，业务上接受档案馆的指导、监督和检查，应当按年度向档案馆移交所保管档案的目录。

    存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

    第七条  档案馆的管理职责是：

    （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

    （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

　　（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

　　（四）编制检索工具，开展编研工作，编辑、出版学校年鉴、大事记等资料，多途径、多形式地开发档案信息资源；

　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　（六）全方位开展档案的开放和利用工作；

　　（七）开展对全校专兼职档案人员的业务培训和管理；

    （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

    （九）开展档案工作协作、学术研究和交流活动。

    第八条  档案馆设馆长1名，副馆长若干名，并根据档案发展与管理需要，设科室若干个。

    第九条　应当为档案馆配备专职档案工作人员。

    专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据实际情况确定。

    第十条  各院、部、处、室、所、中心、工会、团委和直属机构（以下简称学校所属机构）应当确定一名负责人分工主管本单位（部门）档案工作，并指定一名兼职档案员负责档案的收集、整理和移交工作。

    第十一条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

    第十二条　专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校机关行政管理人员同等待遇。

    第十三条　按照国家法律法规的有关规定，对长期接触有毒有害物质的档案工作人员应当采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

    第十四条　应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

    第十五条　应当将纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

    我校档案门类分为党群，行政，教学、学生，科研，基本建设，仪器设备，产品生产和科技开发，出版物，外事，财会等10类和人物档案、实物档案、教师业务档案等，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（音）带等各种载体形式，其归档范围和保管期限按《高等学校档案工作规范》及《南京邮电大学档案工作规范》等相关规章制度执行。

    第十六条　我校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

    学校所属机构兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案材料和立卷。立卷人应当按照纸质文件和电子文件的自然形成规律系统整理、组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，拟写案卷标题，交本部门兼职档案员检查合格，并经本单位（部门）档案工作负责人审查签字后按时向档案馆移交。档案馆应派人指导立卷工作。

    第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《南京邮电大学电子档案管理办法》执行。

　　第十八条　归档时间为：

　　（一）党政类档案和能按自然年度归档的应当在次年6月底前归档；

　　（二）教学、学生类档案和能按教学年度归档的应当在次学年寒假前归档；

    （三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

    第十九条　档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

    第二十条　档案馆应当按照档案工作规范确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

    第二十一条　档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

    第二十二条　我校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交我校档案馆保存。

　　第二十三条　个人在其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

　　第二十四条　档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向学校报告，及时处理。

　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

　　第二十五条　档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

第二十六条　档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布我校档案。

　　属下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位规定限制利用的。

　　第二十七条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十八条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经校保密工作部门批准。

　　第二十九条　档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

    第三十条　应当设立专门的阅档室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为用户利用档案创造便利条件。

　　第三十一条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　档案馆应当为档案的利用创造便利条件，出于公益目的利用档案的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

　　第三十二条　寄存在我校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要提供利用，应当征得寄存者同意。

　　第三十三条　档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请学校批准。

　　第三十四条　档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。条件许可时，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　条件保障

第三十五条　学校将档案工作所需经费列入预算，为档案工作提供必要的条件保障。

    第三十六条　学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第六章　奖励与处罚

第三十七条　对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

    （一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

    （二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩；

    （三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

    第三十八条　有下列行为之一的，应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

    （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

    （六）其他违反档案法律法规的。

第七章　附则

    第三十九条　本办法由南京邮电大学档案馆负责解释。

    第四十条  本办法自公布之日起施行。